Timeboxing mit Pomodoro Technik – Mehr schaffen in weniger Zeit

Ich werde oft gefragt, wie ich es schaffe mich selbst zu organisieren – besonders in stressigen Zeiten. Das Geheimnis? Ich bin Asiatin, das ist angeboren. Bullshit, Spaß bei Seite 😀 Als ich vor einem Jahr zum ersten Mal von der Pomodoro-Technik gehört habe, war ich sehr skeptisch. Schon wieder eine Technik, die mir sagt, wie ich arbeiten und wie ich Pausen machen soll? Aber ich war verzweifelt. Wirklich verzweifelt! Zu der Zeit hatte ich einen Vollzeitjob im Büro und habe gleichzeitig in meiner Freizeit meinen Master in International and General Management gemacht. (Wie man auf solche Ideen kommt…) Ich hatte regelmäßig Abgaben für die Uni, musste zur Arbeit gehen, alle 2 Wochen das komplette Wochenende in der Uni verbringen und Freizeit wollte ich auch noch haben. Ich hoffe, ihr versteht, wie verzweifelt ich war? 😀

Nun ist es ein Jahr her, dass ich mit der Pomodoro-Technik angefangen und nicht wieder aufgehört habe. Tja, was soll ich sagen? Die Technik hat mir das Leben gerettet! Ok, etwas theatralisch, aber sie hat mir zumindest ein Stückchen Freiheit und Freizeit geschenkt und geholfen mich selbst und meine Aufgaben effizienter und effektiver zu organisieren und zu erledigen. Mein letztes Uni Paper, das ich ohne Pomodoro-Technik geschrieben habe hat mich 2 Wochen Nerven und Zeit gekosten. Ich saß jeden Abend zuhause und habe versucht dieses Paper zu schreiben. Mein erstes Paper mit Pomodoro-Technik hat mich 3 Abende gekostet. Die Papers waren ähnlich lang, beim gleichem Prof und haben mir beide ein A- eingebracht. Das klingt jetzt sehr reißerisch, ist aber wahr und ist wirklich nicht schwer nachzumachen. Ich zeig’ dir wie.

Ok, Karten auf den Tisch: Was ist denn nun diese komische Pomodoro-Technik? Die Technik ist auch bekannt als Timeboxing. Das bedeutet, dass du in 25 Minuten Rhythmen mit einem Timer arbeitest. Ein Pomodoro sind 25 Minuten arbeiten mit vollster Konzentration auf eine Aufgabe, die du vorher geplant hast. Und wenn ich vollste Konzentration sage, dann meine ich das auch so: eine Aufgabe aussuchen, Timer auf 25 Minuten stellen, alle unnötigen Browserfenster am Computer schließen, kein Facebook, kein Whatsapp, keine SMS, keine Anrufen, keine Pipi-Pausen, kein Wasser holen, keine Süßigkeiten naschen, kein in der Wohnung rumgucken, kein Wäsche waschen, keine Unterlagen sortieren usw. Voller Fokus auf diese eine Aufgabe, die jetzt während dieses einen Pomodoro ansteht.

Das war’s schon? Im ersten Moment klingt das echt easy, aber probier’ es einfach mal aus. In der heutigen Zeit der Dauererreichbarkeit können 25 Minuten nicht aufs Handy gucken und sich wirklich nicht ablenken lassen ganz schön lang sein. In 25 Minuten vollster Konzentration kannst du manchmal mehr schaffen als in 3 Stunden rumsitzen, dich ablenken, dich motivieren, dann doch kurz die Wäsche machen, dich davor drücken anzufangen, dich schlecht fühlen, weil du immer noch nichts gemacht hast, etwas Süßes essen, weil du dich schlecht fühlst, weil du immer noch nicht angefangen hast… Den Teufelskreis hat doch jede*r schon mal erlebt oder? Durchbrecht ihn mit der Pomodoro-Technik! 🙂

Aber was ist, wenn trotzdem Unterbrechungen kommen? Notier’ dir jede Unterbrechung auf einem extra Zettel. Du hast einen Geistesblitz für eine super Idee und hast Angst, dass sie später weg ist? Schreibe sie kurz in Stichworten auf einen vorbereiteten Zettel neben dir und arbeite weiter. Du hast dich doch vom blinkenden Handy verführen lassen draufzugucken? Schreib’ es auf. Deine WG-Mitbewohnerin ist unerwartet reingeplatzt und erzählt dir von ihrer letzten Party Nacht? Aufschreiben. Am Ende eines Arbeitstages kannst du dir deine Unterbrechungen in Summe anschauen und mal analysieren. Gibt es ein Muster? Ich habe mich z.B. oft von meinem Handy ablenken lassen. Kannst du die Unterbrechung eliminieren? Ich habe angefangen mein Handy während der Pomodoro-Sessions auf Flugmodus zu stellen. Und so kannst du deine Pomodoro-Sessions von Mal zu Mal optimieren.

Was passiert, wenn der Wecker klingelt und das Pomodoro um ist? Du legst eine Pause von ca. 5 Minuten ein. Sofort. Leg den Stift hin, geh weg vom Laptop. Egal, was du gerade machst, pausiere sofort. Du wirst den Drang haben deine aktuelle Arbeit fortzuführen, weil du auf einmal voll im Flow bist. Und das ist gut, aber erstmal ist Pause und Erholung angesagt. In der Pause kann alles passieren, was während des Pomodoros nicht passieren durfte: Whatsapp lesen, Pipi gehen, Wasser holen usw. Einzige Regel für die Pause: Du musst zumindest vom Platz aufstehen und dich ein bisschen bewegen. Die Pause sollte nicht viel kürzer sein als 5 mins, da du sonst nicht genug Erholung hast und nicht viel länger, da du sonst aus dem Arbeitsmodus kommst. Wenn ich die Technik zuhause anwende, nutze ich die Pause z.B. um den Geschirrspüler auszuräumen oder den Waschmaschine anzuwerfen. Es tut gut in der Pause etwas nicht am Bildschirm – egal ob Laptop oder Handy – zu machen.

Und nach der Pause? Das gleiche Spiel von vorne! Du nimmst dir die nächste (oder vielleicht auch die gleiche) Aufgabe und gibst wieder 25 Minuten volle Pulle. Nach spätestens 4 Pomodori solltest du dir eine längere Pause von mindestens 30 Minuten gönnen. Was? Nach 2 Stunden arbeiten mit Pausen zwischen drin soll ich schon eine lange Pause machen? Ja! Glaub’ mir, die wirst du dann wirklich brauchen.

Das war’s schon? Ja, das war’s schon. Statt 2 Wochen lang jeden Abend an einem Paper zu sitzen, saß ich in der Regel nur noch 3 Abende dran, aber eben mit vollster Konzentration mit der Pomodoro-Technik. Freizeit und Freunde waren keine Fremdwörter mehr. No magic, no fake-news. Du brauchst nichts außer deiner To-Do Liste, Stift und Zettel für die Geistesblitze und Störungen und einen ganz normalen Timer/Wecker, den du auf 25 Minuten stellen kannst. Ich nehme dazu einfach eine digitale Küchenuhr wie diese hier*. Die erste Zeit habe ich mein Handy benutzt -> böse Falle, Stichwort: Ablenkung. Also mittlerweile stelle ich die Küchenuhr direkt neben meinen Laptop, sodass ich die Zeit die ganze Zeit im Blick habe. Am Anfang kann das etwas irritierend sein, wenn die Zeit da so runter läuft, aber mensch gewöhnt sich sehr schnell dran und dann fängt es sogar an Spaß zu machen.

Ein paar kurze Worte noch zur To-Do Liste und der Pomodoro-Technik: Nimm’ nicht deine ellenlange To-Do Liste, die du schon seit 4 Wochen vor dich her schiebst, mit in eine Pomodoro-Session, das kann nur in Frustration enden. Suche dir Aufgaben oder Teilaufgaben heraus, die du realistisch schaffen kannst. Ich mache mir für die Pomodoro-Sessions extra eine kleine To-Do Liste, die nur diejenigen Aufgaben enthält, die ich auch in diesem Tag schaffen möchte. Dazu gucke ich mir jede Aufgabe an und male so viele Tomaten hinter die Aufgabe, wie ich glaube, Pomodori dafür zu brauchen. #maifact: Pomodoro ist italienisch und heißt Tomate, deswegen male ich leere Tomaten hin und male nach jedem Pomodoro vollkommen zufrieden eine Tomate aus. Du kannst natürlich auch einfach normale Quadrate oder so nehmen.

Spannend ist immer die Nachbetrachtung eines Tages: Wie lange habe ich geglaubt für diese Aufgabe zu brauchen? Ein Pomodoro. Wie lange habe ich dafür wirklich gebraucht? 3 Pomodori. Hmmm, warum war das so? Habe ich einfach unrealistisch geplant? Hat die Aufgabe mehrere Teilaufgaben in die ich sie hätte aufsplitten können? Oder hat sich die Aufgabe erst beim Bearbeiten als viel größer und komplexer herausgestellt als anfangs gedacht? Versuche im Nachhinein herauszufinden, was der Grund für den Unterschied in der Planung und der tatsächlichen Durchführung war und bedenke das bei der nächsten Planung. Wie mein lieber Kollege Philip immer sagt: Nur durch Nachbetrachtung der vergangenen Ergebnisse kann die zukünftige Planung besser werden.

Na, hast du Bock auf Timeboxing mit ein paar Tomaten… äh Pomodori bekommen? Dann leg’ los! Ich freue mich über dein Feedback, wie die Technik bei dir funktioniert hat. Schreib’s mir einfach! Falls du immer noch nicht genug hast und noch mehr wissen willst, gibst es ein ziemlich cooles Buch dazu -> hier*. Und hier findest du ein kurzes YouTube Video dazu.

Viel Erfolg und Spaß mit der Pomodoro-Technik! Btw ich habe 4 Pomodori für diesen Blogpost gebraucht, aber nur einen geplant. Das Planen von Blogposts muss ich nochmal üben *pfeif*
Mai

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